Commission des finances du 23 novembre 1999

Mardi 23 novembre 1999

Ordre du jour

BB : Ce compte rendu a été rédigé par Marie-Thérèse Pourprix membre de la commission des finances du CA. Ni Xavier, ni moi ne sommes membre de cette commission.

Animent la séance : Ph. Opigez, Madame Debaisieux, une dame du service de la comptabilité.

Documents fournis :

Liste des UB (unités budgétaires : il y en a 22), celles qui ont envoyé leur budget, celles qui ne l'ont pas encore voté (1 page).
Une édition du projet de budget de l'établissement : il s'agit d'une simulation, avec 3 UB dont une réelle, deux simulées.

On attend le logiciel NABUCO 2000 de Paris pour faire le budget de l'établissement qui sera voté au CA le 17/12. Les délais risquent d'être courts étant donné que le travail présenté (3 UB cumulées : 8 pages) a nécessité 3 personnes pendant 3 jours (mise de verrous à chaque CR (centre de responsabilité)).

Madame Debaisieux explique les changements de fonctionnement du système comptable.

Les bons de commande seront édités par NABUCO. Toute commande doit-être au préalable engagée pour vérifier si les crédits sont suffisants. Les factures non engagées seront repoussées. La demande d'achat doit être signée du directeur de l'UB qui est ordonnateur secondaire, pas d'ordonnateurs tertiaires (question de l'IUT par rapport aux directeurs de départements d'IUT), puis portée ou faxée auprès de l'agent comptable. Après engagement, on peut venir chercher le bon de commande.

Question : D. Dangoisse demande s'il n'y aurait pas possibilité, via le réseau, d'éditer le bon de commande à l'UB.
Réponse : Cela n'a pas été envisagé, on verra clair dans quelques mois.

Question : D. Dangoisse pose le problème des engagements urgents pour les labo, les dépannages de machines par exemple.
Réponse : Il est possible d'avoir des engagements globaux pour une somme fixée avec certains fournisseurs (pour l'entretien des machines, pour des restaurants habituels, pour Frantour par exemple).

Intervention : Des membres de la commission disent que des entreprises locales sont parfois susceptibles d'avoir des prix plus intéressants. On peut faire des marchés à plusieurs lots pour diversifier les entreprises, avec cahier des charges soigné et précis. Il y a des clauses dans les marchés : possibilités de remises, de prix non fixés. Il n'y aura pas de service centralisé de réception des produits achetés. Si le marché dépasse 900.000F l'appel d'offre de marché se situe au niveau européen. Intérêt de tels changements :
1. possibilité de savoir où en sont les crédits, accès à l'information en un point par composante, plus tard par le web.
2. factures traitées immédiatement d'où une meilleure gestion vis à vis des fournisseurs et par rapport à la cour des comptes.

La cour des comptes demande la liste des fournisseurs dont les factures dépassent 300.000F avec le montant des prestations et leur nature (pour vérifier le degré de différenciation des produits). Le service comptable va faire les cumuls des achats dans les différents domaines dans le but de recenser les marchés. Les fichiers sont à unifier et donc à refaire. La cellule marché de la logistique est opérationnelle, elle sera renforcée (une centaine de marchés actuels).

Question : Je pose la question du fonctionnement de cette cellule.
Réponse : c'est un système très règlementé avec la présence d'une personne du service de la concurrence, avec des règles très rigides, le sérieux ne peut donc pas être mis en doute. Ph. Opigez préside cette cellule. Les laboratoies CNRS fonctionnent déjà sur marchés, le CRI par exemple a des marchés avec le CNRS. Ce n'est pas indispensable de passer par les marchés du CNRS, on peut passer directement par l'agence comptable qui sait faire aussi bien.

Question : Question sur la TVA qui existe ou non sur les produits.
Réponse : certaines universités fonctionnent au réel, d'autres ont fait une moyenne et fonctionnent au prorata. A Lille 1 nous fonctionnons au réel car il y a un gros poids en recherche. L'université est soumise au contrôle de TVA en plus du contrôle de la cour des comptes. Il est arrivé des problèmes avec ce contrôle de TVA, l'université a demandé au ministère d'intervenir, cela s'est avéré positif.

Le problème actuel est donc la resaisie de toutes les données (contrats, conventions..). Les bons de commande recherche sont actuellement arrêtés. Le logiciel PAIE sera mis en route le 31/1/2000. Les liaisons entre les différents logiciels doivent aussi se faire.

Marie-Thérèse POURPRIX